Lediga jobb som Registrator i Kristianstad

Länsstyrelsen Skåne skapar samhällsnytta genom att ta ansvar för samhällsbygget, skydda miljön och investera i landsbygden. Målet är att göra det bästa för Skåne och bidra till goda livsvillkor och en hållbar utveckling. I vårt uppdrag har vi olika roller och fungerar både som utvecklingspartner och som beslutsfattare i frågor som rör länets utveckling. Vi arbetar på uppdrag av regering och riksdag och investerar 2,3 miljarder och fattar 70 000 myndighetsbeslut för Skånes och Sveriges bästa varje år.



Vi är ca 600 medarbetare och har kontor i Malmö och Kristianstad.



Beskrivning
Länsstyrelsen söker två erfarna registratorer till enheten för registratur och arkiv på avdelningen för verksamhetsstöd.

Tjänsterna är tillsvidareanställningar på heltid med tillträde snarast enligt överenskommelse. Vi tillämpar sex månaders provanställning. Placeringsorten kan bli antingen Malmö eller Kristianstad.   

Enheten för registratur och arkiv är ett kompetent gäng bestående av registratorer, specialister och arkivarier med ansvar för registrering av ärenden, utlämnande av handlingar samt arkiv. Vi arbetar för att effektivisera ärendeprocessen samt bidra till en rättssäker ärendehantering i enlighet med gällande lagstiftning. Enheten ingår tillsammans med HR-, ekonomi- och serviceenheten samt enheten för verksamhetsstrategi och utveckling i avdelningen för verksamhetsstöd.

Arbetsuppgifter
I arbetsuppgifterna ingår posthantering, registrera inkomna handlingar, hantera handlingar samt arkivera handlingar. Enheten är tillgänglig både för allmänheten och den egna verksamheten genom att lämna upplysningar i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. I arbetsuppgifterna ingår också att lämna ut allmänna handlingar och göra sekretessprövningar till viss del i samarbete med verksamheterna. En viktig arbetsuppgift är att arbeta för digital ärendehantering samt att kvalitetssäkra myndighetens diarieföring.

Som medarbetare hos oss har du tre roller: arbetstagare, kollega samt verksamhetsutövare. I rollen som arbetstagare representerar du myndigheten, tillsammans med dina kollegor bidrar du till det samlade resultatet och som verksamhetsutövare skapar du samhällsnytta utifrån din sakkompetens.

Kvalifikationer
Länsstyrelsen eftersträvar att ha medarbetare med olika egenskaper, förutsättningar och livserfarenheter. Det är samspelet mellan medarbetarnas olikheter och likheter som utgör en av Länsstyrelsens framgångsfaktorer.

Vi söker dig som har en flerårig erfarenhet av att arbeta med registrering samt hantering av ärenden och handlingar i digital miljö. Vi vill även att du har erfarenhet av registratur i offentlig verksamhet. Du har en dokumenterad eftergymnasial utbildning inom statsvetenskap, juridik, förvaltningskunskap, offentlighet och sekretess eller annan utbildning som vi kan bedöma likvärdig. Det är viktigt att du är en mycket van datoranvändare och har god erfarenhet av Office-paketet. Det är meriterande om du har erfarenhet av ärendehanteringssystemet Platina eller andra ärendehanteringssystem. Vi ser gärna att du har erfarenhet av arbetet med att lämna ut allmänna handlingar och göra sekretessprövningar.

Du måste tycka om och ha fallenhet för struktur, ordning och reda samt vara noggrann. Eftersom vår arbetsbelastning stundtals kan vara hög, är det viktigt att du har förmåga att strukturera och prioritera i ditt arbete. Du har vana av att bearbeta och tillgodogöra dig mycket information digitalt samt är lösningsorienterad och flexibel, vilket innebär att du snabbt kan skifta mellan olika arbetsuppgifter. Vi ser det som självklart att du bidrar till ett gott arbetsklimat i gruppen och att du som lagspelare tar ansvar för helheten och verksamhetens bästa. Arbetsuppgifterna ställer krav på att du är trygg och stabil person och har en mycket god samarbetsförmåga.

Eftersom arbetet innebär många kontakter med olika yrkesroller både internt och externt krävs det att du är serviceinriktad. Det är också viktigt att du har en väl utvecklad kommunikativ förmåga på svenska, såväl i tal som i skrift.

Svenskt medborgarskap är ett krav.  

Säkerhetsklassning
Länsstyrelsen har en viktig samordnande roll vid samhällsstörningar och därför ställer vi höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetenhet. Vissa av våra anställningar är säkerhetsklassade och kan även innebära en krigsplacering vid myndigheten, vilket innebär att säkerhetsprövning behöver genomföras innan beslut om anställning fattas. I vissa fall krävs svenskt medborgarskap i enlighet med säkerhetsskyddslagen (2018:585).

Övrigt
Vi ber dig söka anställningen genom länken i denna annons för att underlätta vår hantering av inkomna ansökningar samt för att säkerställa kvaliteten i vår urvalsprocess. Det är av största vikt att du är noggrann när du fyller i din ansökan då den bedöms gentemot en fastställd kompetensprofil samt mot andra sökande.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

https://www.lansstyrelsen.se/skane/dataskydd

https://www.lansstyrelsen.se/skane/om-oss/om-lansstyrelsen-skane.html Visa mindre

Vårt arbete gör skillnad i människors vardag! Vi är cirka 7 000 medarbetare och här finns gott om utrymme för dig som vill lyfta tillsammans med oss. Kristianstad är nordöstra Skånes handelscentrum med 85 000 invånare, bara en timmes tågresa från storstadsområdet vid Öresund.

Är du en strukturerad person som tycker om att ta ansvar? Då kan det här vara rollen för dig!

Arbete och välfärdsförvaltningen söker dig som har tidigare erfarenhet av att arbeta administrativt med posthantering, akter och arkiv och trivs med en roll där du får ta du får ta eget ansvar. Du är ansvarsfull och arbetar på ett organiserat samt strukturerat sätt för att alltid säkerställa hög kvalitet. Vidare har du lätt för att sätta dig in i olika datorsystem.

För att trivas i rollen som registrator vet du verkligen vad ordning och reda innebär. Du har goda kunskaper i posthantering, hur ett arkiv är uppbyggt och hur det ska hanteras för att följa lagar om offentlighet och sekretess. Med en fallenhet för administrativt arbete tar du själv initiativ och hugger tag i de arbetsuppgifter som behöver göras. Du tycker att offentlig sektor är ett spännande område och om du är social, öppen och lättsam kommer du att passa väl in på detta uppdrag.

Är det dig vi letar efter? Varmt välkommen med din ansökan redan idag! Vi kommer löpande att kontakta aktuella kandidater.


ARBETSUPPGIFTER
Huvuduppgiften är att tillsammans med din kollega arbeta med posthantering, akter, arkiv och att hantera förvaltningens gemensamma mail. Göra bedömningar avseende innehåll i handlingar för vad som måste bevaras och vad som kan gallras. Du ska samordna förvaltningens arkivredogörare och är förvaltningen expert inom området. Du ansvarar för att lagar, avtal, riktlinjer och rutiner följs inom området och tar initiativ till att skapa effektiva rutiner och arbetssätt.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med högskoleutbildning inom offentlig förvaltning (60 högskolepoäng alternativ 40 KY-poäng) eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du har erfarenhet av att ha arbetat i motsvarande verksamhet i offentlig sektor/politisk styrd organisation, meriterande om du har minst ett års arbetslivserfarenhet från liknande arbete. Kännedom om lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet och arkivariers funktion och ansvar är ett krav.

Vi vill att du har kunskaper om dokument- och ärendehanteringssystem (exempelvis Evolution) och hanterar MS Office eller likvärdigt. Har du vana av att sätta dig in i flera system är det en fördel. Då kommunikation och dokumentation ingår i ditt arbete har du goda kunskaper i svenska i tal och skrift.

Du har förmågan att skapa och bibehålla goda relationer, både internt och externt. Du samarbetar väl med personer i olika sammanhang och funktioner.



ÖVRIGT
Möt framtiden med oss i arbete och välfärdsförvaltningen. Förvaltningen ansvarar för individ- och familjeomsorgen och vissa arbetsmarknads- och utbildningsinsatser i kommunen. Vi har ett samlat ansvar för att förebygga och motarbeta utanförskap och stödja medborgaren till ökad självständighet.

I Kristianstads kommun tillämpar vi heltid för alla, vilket innebär att alla medarbetare med tillsvidareanställning har rätt till heltid och deltid är en möjlighet. Vi tillämpar också rökfri arbetstid.

Har du skyddade personuppgifter skickar du in din ansökan via post märkt med titel och referensnummer. Du kan också lämna din ansökan på Rådhus Skåne. Har du frågor kan nå oss via växeln 044-13 50 00.

Har du frågor kring hur du gör din ansökan, kontakta systemets support på telefon 0771-69 36 93 eller via länken https://zero.comaround.com/sv-se/. Visa mindre

Vårt arbete gör skillnad i människors vardag! Vi är cirka 7 000 medarbetare och här finns gott om utrymme för dig som vill lyfta tillsammans med oss. Kristianstad är nordöstra Skånes handelscentrum med 86 000 invånare, bara en timmes tågresa från storstadsområdet vid Öresund.

Är du en strukturerad person som tycker om att ta ansvar och hitta förbättringsmöjligheter, då kan det här vara rollen för dig!

Vi söker dig som har tidigare erfarenhet av att arbeta administrativt med posthantering, registrering samt akter och arkiv och trivs med en roll där du får ta eget ansvar. Du är ansvarsfull och arbetar på ett organiserat samt strukturerat sätt för att alltid säkerställa hög kvalitet. Vidare har du lätt för att sätta dig in i nya datorsystem.

För att trivas i rollen som registrator vet du verkligen vad ordning och reda innebär. Du har goda kunskaper i ärendehantering och kunskap om lagar inom offentlighet och sekretess. Med en fallenhet för administrativt arbete tar du själv initiativ och hugger tag i de arbetsuppgifter som behöver göras. Du tycker att offentlig sektor är ett spännande område och om du är social, öppen och lättsam kommer du att passa väl in tillsammans med övriga kollegor inom stabens tre enheter; Ekonomienheten, Utvecklingsenheten, och den enhet våra registratorer tillhör; HR- och kanslienheten.

Välkommen med din ansökan. Vi kommer löpande att kontakta aktuella kandidater.

ARBETSUPPGIFTER
Huvuduppgiften är att registrera inkomna handlingar till förvaltningen och se till att de hamnar rätt och tas om hand. Handlingar kan inkomma i förvaltningens gemensamma e-post som du därför bevakar. Tillsammans med din kollega är din uppgift även att ta ansvar för sortering och hantering av inkommen papperspost. I rollen kan du komma att behöva efterforska svar och ta reda på bästa hantering, så en känsla för problemlösning och service är viktigt. Du kommer att ha en nyckelroll på förvaltningen och uppdraget är, liksom för övriga stödfunktioner, att ge verksamheterna möjlighet att klara sina uppdrag för medborgarna i kommunen. Särskilda arbetstider gäller, för att vi ska vara tillgängliga för medborgarna och möta verksamhetens behov.

Du och din kollega är arkivredogörare och ni ansvarar för att lag, avtal, riktlinjer och rutiner följs inom området. I rollen som registrator ingår att sortera och gallra akter och hantera närarkivet på förvaltningen. Du behöver därför kunna göra bedömningar av innehåll i handlingar för att dra slutsats om vad som måste bevaras och vad som kan gallras. Du genomför enklare utbildning i arkivhantering för förvaltningens medarbetare.

Du förväntas ta initiativ till att skapa effektiva rutiner och arbetssätt samt att utveckla och förbättra registratur och diarie utifrån verksamhetens behov och kommunövergripande riktlinjer. En del av uppdraget är också att vara delaktig i utvecklingen av arbetssätt för mer digital hantering. Registrering och hantering av handlingar görs i Evolution, Lifecare och Artvise. Erfarenhet av ett eller flera av dessa system är därför meriterande.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med högskoleutbildning inom offentlig förvaltning (60 högskolepoäng alternativ 40 KY-poäng) eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Vi vill att du har arbetslivserfarenhet från liknande arbete och erfarenhet av att ha arbetat i motsvarande verksamhet i offentlig sektor/politisk styrd organisation. Kännedom om lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet som offentlighet och sekretess samt regler för arkiv och gallring är ett krav. Du behöver ha en förmåga att se helhet och processer för att kunna utveckla arbetet med hänsyn till verksamhetens olika behov.

Eftersom kommunikation och dokumentation ingår i ditt arbete behöver du mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift. Arbetet kväver kunskaper om dokument- och ärendehanteringssystem (exempelvis Evolution), kunskaper i MS Office eller likvärdigt samt förmåga att sätta sig in i nya digitala system. Erfarenhet av ärendesystemen Evolution, Lifecare och/eller Artvise är meriterande.

Du har förmåga att planera och organisera ditt arbete, har lätt för att sätta upp mål samt följa upp och avsluta aktiviteter. Vidare har du en hög förmåga att leverera resultat, både vad gäller kvalitet och produktivitet. Du arbetar på ett systematiskt, metodiskt och pålitligt sätt och har lätt för att fokusera på kundens behov och uppnå god kundtillfredsställelse.


ÖVRIGT
Möt framtiden med oss i arbete och välfärdsförvaltningen. Förvaltningen ansvarar för individ- och familjeomsorgen och vissa arbetsmarknads- och utbildningsinsatser i kommunen. Vi har ett samlat ansvar för att förebygga och motarbeta utanförskap och stödja medborgaren till ökad självständighet.

I Kristianstads kommun tillämpar vi heltid för alla, vilket innebär att alla medarbetare med tillsvidareanställning har rätt till heltid och deltid är en möjlighet. Vi tillämpar också rökfri arbetstid.

Har du skyddade personuppgifter skickar du in din ansökan via post märkt med titel och referensnummer. Du kan också lämna din ansökan på Rådhus Skåne. Har du frågor kan nå oss via växeln 044-13 50 00.

Har du frågor kring hur du gör din ansökan, kontakta systemets support på telefon 0771-69 36 93 eller via länken https://zero.comaround.com/sv-se/. Visa mindre

Vårt arbete gör skillnad i människors vardag! Vi är cirka 7 000 medarbetare och här finns gott om utrymme för dig som vill lyfta tillsammans med oss. Kristianstad är nordöstra Skånes handelscentrum med 85 000 invånare, bara en timmes tågresa från storstadsområdet vid Öresund.


Barn- och utbildningsförvaltningen bedriver pedagogisk verksamhet som sträcker sig från förskola till vuxenutbildning. I en trygg, kreativ och demokratisk miljö som värnar alla människors lika värde arbetar vi för lärande, kunskap och omsorg. Vi söker dig som vill vara med och forma framtiden!



Barn- och utbildningsförvaltningens planeringsavdelning ansvarar för ärendehantering, arkiv och diarium, nämndadministration med kallelser och protokoll till bland annat nämnd och central samverkansgrupp.

Gymnasieantagning till kommunens egna och grannkommunernas gymnasieskolor och de fristående skolorna, IT-verksamheten med webb, skolsystemen och pedagogiska system. Vi planerar och utvecklar lokalerna så att vi har plats till alla barn och elever i en kommun som växer. Vi är för närvarande 15 personer på avdelningen. Våra lokaler finns i Rådhus Skåne centralt i Kristianstad och granne med Resecentrum. Gå gärna in på vår hemsida och läs mer om vår verksamhet.

Vi söker dig som gillar ett varierat arbete inom administration med utveckling, utbildning, support och många kontakter. Välkommen till oss!



Arbetsuppgifter
Du arbetar själv i vårt ärendehanteringssystem Evolution och registrerar och lämnar ut handlingar för BUF centralt. Registratorn har en övergripande roll i ärendehantering och utbildar och lämnar support till övriga administratörer om systemet. Du tar också emot och fördelar ärenden som kommer in som synpunkter i Artvise-systemet.

I ditt arbete är du insatt i nämndrutinerna och är backup till utredningssekreteraren som du även arbetar nära tillsammans med. Du är också sekreterare i samarbetsorganet Skåne nordost och ansvarar för BUF:s närarkiv och kontakter med centralarkivet.

 
Kvalifikationer
Vi söker dig med gymnasieexamen från högskoleförberedande program och du bör ha examen från högskola om 120p/180hp samt annan utbildning inom administration. Du har minst tre års arbetslivserfarenhet och det är meriterande om du tidigare arbetat med kvalificerad administration inom politiskt styrd organisation.

Du som söker har tidigare erfarenhet av ärendehanteringssystem, gärna Evolution. Arbete inom utbildningsverksamhet med liknande uppgifter är meriterande. Du har en god administrativ förmåga och goda IT-kunskaper i allmänhet samt i de vanligaste kontorsprogrammen. Kunskaper i Förvaltningslag, Kommunallag, Offentlighet- och sekretesslagstiftning och GDPR krävs.

Vi förutsätter att du är kommunikativ och har förmåga att underhålla nätverk samt samarbeta. Som person är du utvecklingsinriktad, har ett genuint intresse för arbetsområdet och en god förmåga att arbeta självständigt. Eftersom kommunikation och dokumentation ingår i arbetet krävs att du har god förmåga att formulera dig på svenska i tal och skrift.



Anställningsvillkor
Vi erbjuder ett vikariat på heltid med start enligt överenskommelse till och med 2021-07-31. Placering i Kristianstad. När du erbjudits anställning krävs ett utdrag ur polisens belastningsregister enligt bestämmelser i 2 kap. 31-33 §§ skollagen

Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta planeringschef Håkan Nilsson på telefon 044-13 64 17.

Sista ansökningsdag är 2020-03-02.

Välkommen med din ansökan via länken nedan tillsammans med CV och personligt brev. Har du frågor om hur du gör din ansökan kontakta systemets support på 0520-58 00 50 eller via supportrutan.

I Kristianstads kommun tillämpas heltid för alla, vilket innebär att alla medarbetare med tillsvidareanställning har rätt till heltid och deltid är en möjlighet. Rökfri arbetstid tillämpas. Visa mindre